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O que é 5W2H?

A técnica 5W2H é uma de muitas metodologias empresariais, mas que se destaca por ser muito eficiente e ao mesmo tempo muito simples de ser aplicada. Ela tem como objetivo passar por todas as etapas de produção de um produto ou todos os processos envolvidos em um serviço e esclarecer totalmente essas etapas, podendo revelar alguma dúvida ou problema, e assim, formar planos de ação que transformem esses problemas em produtividade para o seu negócio

Basicamente, o 5W2H é uma técnica de negócio que visa a organização, visto que a falta dessa acaba tornando um processo em algo confuso, demorado e caro. Desse modo, devido à sua simplicidade, essa metodologia pode ser aplicada em inúmeros tipos de empresas, negócios e processos. Então, vamos aprender como melhorar sua empresa com a técnica 5W2H?

E como eu aplico o 5W2H?

O nome da técnica é uma sigla em inglês das perguntas (What, Why, Where, When, Who, How e How much) e já mostra um pouco do que consiste esse método. As perguntas feitas devem ser respondidas de modo a organizar e planejar as ações que deverão ser efetuadas para um serviço ou produto. Além disso, devem ser elencados os responsáveis, local onde a tarefa será realizada, quando será realizada, como será realizado, etc. 

É importante que cada pergunta seja respondida da maneira mais completa possível, visto que respostas vagas deixam o objetivo pouco claro para as pessoas que ficaram responsáveis pelas tarefas. Caso haja a necessidade, você pode pedir ajuda para funcionários ou colaboradores de forma direta ou indireta para responder essas perguntas. Dessa maneira, podem ser utilizadas outras metodologias empresariais, como o brainstorming, por exemplo.

Vamos passar em detalhe por cada pergunta da técnica 5W2H e descobrir como estruturar cada etapa:

• O que? (What): Nesta etapa, deve-se indicar o que será feito, ou seja, qual é a atividade que será realizada. Deve ser definido a ação a ser feita de maneira clara e objetiva, e não deixar espaço para ambiguidades que possam causar erros ou retrabalhos futuros, levando a prejuízos.

• Por quê? (Why): Por quê essa etapa será feita? Qual a razão de estar fazendo isso? É importante que cada etapa tenha um motivo bem definido, para mostrar sua importância no processo como um todo e também servir de motivação para o funcionário ou equipe que estará responsável por aquela etapa. Se não há um bom motivo para a etapa, porque ela deveria ser feita, não é mesmo?

• Onde? (Where): Onde será feita a etapa? Qual o local de trabalho? Muitas vezes o local de uma etapa poder ser óbvio, como por exemplo uma oficina para uma troca de óleo em um carro. Porém, em uma etapa que envolva realizar uma reunião, é bom padronizar um local apropriado, seja para não perder tempo definindo o local em cima da hora, quanto para garantir que a reunião seja eficiente.

• Quando? (When): Quando a etapa será feita? Quando ela deve começar e terminar? Tempo sempre é uma questão importante para qualquer negócio e, por isso, qualquer etapa deve ter um período definido, com início e fim determinados de maneira pensada para que seja suficiente e a etapa seja completada. Também pode ser definida para ocorrer depois de outra etapa.

• Quem? (Who): Por quem uma determinada tarefa será realizada? Quem ficará responsável? Toda etapa sempre irá cair nas mãos de alguém, e é importante que essa pessoa, equipe ou até setor esteja ciente da sua responsabilidade e que tenha capacidade de realizar essa etapa.

• Como? (How): Como será feito a etapa? Qual método será utilizado? A etapa não pode ser feita de qualquer maneira, é bom dar um caminho a ser seguido para a execução da etapa, tanto para guiar o responsável quanto para alinhar as expectativas de todas as partes.

• Quanto? (How much): Quanto custará fazer essa etapa? Quais serão os custos? Definir os gastos com matérias-primas, horas trabalhadas, recursos, entre outros. O controle financeiro de um projeto é fundamental para qualquer negócio.

É muito comum fazer o uso de uma planilha para aplicar a técnica 5W2H e organizar os dados e poder lê-los de forma claro e compreendê-los de forma intuitiva. Essa planilha pode ser feita de maneira muito simples, como no exemplo a seguir.

Figura 1: Planilha 5W2H

Mas esse método funciona?

Para demonstrar os resultados da técnica 5W2H, trouxemos alguns exemplos em que essa metodologia foi usada.

O primeiro exemplo foi retirado de um artigo de 2012 da Revista Iberoamericana de Engenharia Industrial (IJIE) sobre a aplicação da técnica 5W2H no processo produtivo de uma coleção de joias em uma empresa joalheira no Rio Grande do Sul. Segue a planilha feita para parte das etapas do processo:

Figura 2: Exemplo da técnica 5W2H para as etapas de um processo de produção de joias

Com uma planilha do processo produtivo, é possível ter uma visão completa do que está acontecendo, permitindo identificar problemas de maneira mais eficiente. 

Suponha que a etapa de conferência das gemas calibradas esteja levando mais tempo que o previsto. A planilha mostra o responsável pela tarefa, como a etapa está sendo realizadaa, onde está sendo feita e permite o trabalho em cima dessas questões para solucionar o problema de tempo da etapa. Depois que o problema foi verificado, pode-se traçar um plano de ação para poder resolvê-lo. 

O próximo exemplo foi retirado de um TCC de 2014 da Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR) sobre uma proposta de melhoria contínua em um almoxarifado utilizando a ferramenta 5W2H.

Figura 3: Proposta de melhoria contínua de um almoxarifado – UFTPR

Caso você ainda esteja dúvida de como utilizar a metodologia 5W2H, segue abaixo um vídeo que explica como utilizar essa técnica, com uma planilha pronta para download.

Por fim, saiba que essa técnica pode ser utilizada para planejar não só dentro de seu negócio, mas também outras coisas de sua vida. Viagem de férias, festa de aniversário e eventos importantes são só alguns exemplos nos quais o 5W2H pode ser utilizado.

Deixe que a Engrenar Jr. aplique o 5W2H na sua empresa, e trazer resultados maiores e melhores para o seu negócio!