Uma das bases para que exista compartilhamento de informações entre pessoas é a comunicação. Porém, se comunicar não é simplesmente o ato de falar, o mais importante dessa ação é o entendimento; quanto maior a compreensão do que é dito, mais eficaz será a comunicação estabelecida. Isso é evidente dentro de uma empresa, afinal uma informação mal compreendida pode causar alterações no processo de produção, ocasionando em um possível retrabalho, perda de matéria prima e produtividade; por fim, os lucros caem e o prejuízo aumenta.
O fator da comunicação é tão decisivo que uma pesquisa realizada pela empresa Spikes Cavell constatou que 57% dos projetos que não atingiram os resultados esperados falharam graças a falta de comunicação entre os indivíduos envolvidos no processo, sendo um fator a frente do mal planejamento e do controle de qualidade. Muitas vezes, a comunicação é vista como uma banalidade dentro da empresa, mas como visto, acaba sendo um fator complexo, em que os empresários sofrem muito para lidar.
Se é tão complexo, como resolvê-lo? É preciso deixar claro que não é possível criar uma boa comunicação interna rapidamente, do dia para a noite; inicia-se com um processo, executado com paciência e foco para aderir ao cotidiano da empresa; veja algumas das possíveis ações para resolver esse grande problema da comunicação:
Empresário como exemplo
Não é possível cobrar de toda uma empresa a comunicação se essa ação não parte nem dos próprios gestores ou gerentes. Primeiramente, todo empresário deve olhar para si e enxergar a sua própria capacidade de comunicação, questionando-se: “será que eu sou realmente capaz de passar a informação que tenho?”; tudo começa pelo líder, se esse não se mostra disposto a melhor sua capacidade de fala, os seus colaboradores também não estarão.
É primordial deixar totalmente clara ao colaborador a informação a ser passada, mesmo que sejam más notícias, não existe outro método de mostrar ao colaborador que está agindo de forma errada a não ser falar isso diretamente. Além disso, o empresário precisa mostrar-se aberto ao diálogo, até mesmo a críticas; os colaboradores precisam enxergar o seu líder como alguém em que pode confiar para se abrir em relação a dificuldades encontradas na empresa.
Figura 1: União entre colaboradores e o líder
Colaboradores ativos
Em qualquer reunião de empresa, o foco está nos discursos dos gerentes ou gestores, e dificilmente existe a participação do resto dos colaboradores. Essa é uma questão a ser discutida e revista; o essencial é a participação de todos os funcionários, permitindo a eles a oportunidade de discursar sobre a tarefa que está exercendo na empresa, especialmente aqueles que lidam diretamente com um projeto ou com os clientes.
Qualquer colaborador tem informações importantes sobre o processo que exerce, pois ele quem está ativo a todo momento, cuidando de todos os detalhes do projeto. Sem a comunicação entre os diferentes graus de hierarquia, a probabilidade de um processo permanecer estagnado aumenta, dificultando o desenvolvimento da empresa.
A ideia de que os gestores estão sempre encarregados de dar uma ordem e esperar que os seus “subordinados” a cumpram sem reclamações tornou-se atrasada, pois engessa as relações entre os membros, não criando a oportunidade de existir comunicação, ocasionando em falhas. Além disso, a comunicação entre os membros não pode se restringir a apenas reuniões. Estas devem estar presentes em todo o cotidiano, desde conversas informais até casos mais específicos.
Promoção da comunicação entre áreas e o tratamento com cada um deles
Os departamentos de uma empresa não podem estar isolados, a interação entre cada um deles pode gerar um resultado final totalmente diferente, evitando pequenos ou grandes conflitos.
Como por exemplo, a equipe de marketing divulga informações sobre um determinado produto para o mercado; no entanto, o cliente não compreende totalmente a funcionalidade do produto e ao entrar em contato com a empresa, o setor de vendas é conflitado com uma informação errada por parte do consumidor; no fim, a área de vendas joga a culpa para o área de marketing, sem ao menos entrar em contato com o setor para entender o que aconteceu.
Exatamente nesse momento, o empresário deve tomar partido e promover uma reunião entre os dois setores, possibilitando o esclarecimento de tudo e evitando o conflito. A partir da reunião, a área de vendas pode mostrar a área de marketing o que os clientes estão dizendo sobre o produto ao entrar em contato, tornando possível assim a correção ou adição por parte do marketing das informações que estão sendo divulgadas.
No entanto, em casos que os departamentos atuam de forma totalmente diferentes, como por exemplo, o setor fabril e o setor logístico; ambos possuem funções mais específicas, que não convergem, assim o empresário deve ter um discurso destinado a cada departamento. O mais importante é visualizar a diversidade encontrada por toda empresa, entendendo as peculiaridades de cada setor; tornando mais fácil a divulgação de alterações no projeto ou o desenvolvimento de novos produtos
Promoção de feedbacks
O feedback é um dos meios que podem ser utilizados como ferramenta de comunicação dentro da empresa, sendo uma das mais importantes. Através dele, o empresário possibilita ao colaborador enxergar os erros que está cometendo, bem como os acertos. Sem esse tipo de retorno, os erros persistem na empresa, não permitindo ao colaborador crescer como profissional e a empresa se destacar no mercado.
Figura 2: Feedbacks
Incentivo ao uso de ferramentas de comunicação
O canal mais comum de comunicação é uma típica reunião, em sua maioria presenciais. No entanto, é inviável realizá-la em empresas com diversos setores que englobam muitos colaboradores; por esse motivo, é essencial a presença e o auxílio de uma plataforma de comunicação para possibilitar a troca de informações, evitando meios mais informais como WhatsApp.
A ferramenta utilizada deve integrar todos os contribuintes de forma organizada, permitir a comunicação sem grandes complicações e claro, de forma segura; e além de tudo, facilitar a execução de todas as tarefas em todos os setores, sendo sempre aceita por todos na empresa.
Tendo em mão os meios para incrementar a comunicação na sua empresa, coloque em prática imediatamente. Lembre-se que toda comunicação é uma via de mão dupla, não depende somente de quem está falando, mas sim de todos que estão envolvidos nela. Por esse motivo, sempre busque aperfeiçoar os métodos de comunicação, pois podem evitar problemas de engajamento de todos os colaboradores.
