Você sente que não tem tempo suficiente pra fazer tudo que queria durante o dia? Na sua opinião o dia deveria ter mais de 24 horas, só assim você conseguiria fazer tudo que precisava, não é? Se as respostas até agora foram “Sim”, então você precisa saber mais coisas sobre gerenciamento de tempo.
Quando temos muitas coisas pra fazer em um curto intervalo de tempo, a chance de chegarmos esgotados e estressados ao final do dia é muito grande. Sendo que, muitas vezes temos que abdicar de outras coisas igualmente valorosas, como o tempo de descanso ou com a família, por exemplo.
Fique tranquilo, você não é o único que passa por isso. Segundo uma pesquisa realizada em 2010 pela ISMA-BR (International Stress Management Association), em torno de 62% dos brasileiros sofrem com essa falta de tempo causada pelas excessivas atividades do cotidiano. De acordo com a presidente da ISMA-BR, Ana Maria Rossi, as fontes de estresse não se encontram no campo pessoal, mas sim no profissional, sendo o trabalho o principal estressor. Ana ainda acrescenta:
“Essa situação está interferindo nos relacionamentos das pessoas, no estilo de vida. A pessoa acaba diminuindo o tempo de sono para poder fazer tudo, para de fazer atividades físicas e fica mais suscetível ao estresse”.
Fazer uma boa gestão do seu tempo significa, basicamente, conseguir realizar todas as suas atividades do dia, sem que você se sinta desgastado no final do processo. Por isso, trouxemos um estudo que tem ajudado muitas pessoas a se organizar melhor e priorizar o que realmente é importante.
Os quatro quadrantes de Stephen Covey
O mundo corporativo costuma ser um ambiente altamente estressante por causa das extensas listas de tarefas que devem ser realizadas. Stephen Covey, consultor empresarial e autor do best-seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, define em sua obra a chamada Matriz de Gerenciamento de Tempo. Esse diagrama possui quatro quadrantes, onde as tarefas são divididas entre aquelas que são urgentes e aquelas que são importantes. Confira na figura a seguir:
Figura 1: Matriz de Gerenciamento de Tempo
Iremos analisar cada quadrante separadamente e mostrar quais tarefas do dia a dia se encaixam em cada uma delas.
- Urgente/Importante (FAÇA!)
Esse é o primeiro quadrante da Matriz de Gerenciamento de Tempo, nela encontram-se as tarefas mais urgentes e de fundamental importância, sejam elas em sua empresa, trabalho, faculdade etc. Desde crises repentinas e problemas urgentes, até projetos com data de entrega próxima e provas fazem parte dessa classificação. É imprescindível que essas sejam as primeiras tarefas a serem executadas, de modo a evitar maiores problemas.
- Urgente/Não Importante (AGENDE!)
Representado pela cor amarela na figura anterior, aqui vão as tarefas que mesmo sendo urgentes, não possuem uma importância tão fundamental assim. Dentre essas tarefas podem ser citadas: relatórios, análises, reuniões, treinamento. Esse quadrante é mais relacionado com atividades que envolvem prevenção de problemas e planejamento, por isso convém que tais tarefas sejam agendadas.
Ao agendar esse tipo de compromisso, abre-se espaço para realizar os afazeres do primeiro quadrante. É importante manter essa hierarquia para auxiliar na priorização, de modo que as tarefas valiosas sejam concluídas primeiro que as menos importantes.
- Não urgente/Importante (DELEGUE!)
O terceiro quadrante da matriz é preenchido pelas tarefas que possuem uma determinada urgência em realizá-las, porém não apresentam muita importância. Telefonemas, interrupções, e-mails são só alguns exemplos das atividades que se encontram neste terceiro quadrante.
Basicamente, essas são as tarefas que você pode deixar para um outro momento ou pode delegar para outra pessoa fazer, principalmente quando já tiver finalizado os dois primeiros quadrantes anteriores.
- Não urgente/Não importante (ELIMINE!)
Chegamos à última parte da Matriz de Gerenciamento de Tempo! Esse quadrante representa todas as tarefas que não são importantes nem urgentes. Ironicamente, esse é o tipo de tarefa que as pessoas mais gastam tempo. Sejam conversas triviais, fofocas ou tempo nas redes sociais, você deve se esforçar para eliminar essas tarefas. Assim você terá mais tempo para realizar as tarefas dos outros quadrantes.
Entenda bem, as tarefas do último quadrante podem ser realizadas de maneira normal. Elas só não podem ocupar o tempo que poderia ser usado para realizar as outras.
Existem várias dicas e métodos para garantir um melhor uso do seu tempo, há algumas estratégias que se sobressaem frente às outras. O ideal é selecionar o formato que melhor encaixa em sua rotina!
Por fim, estar constantemente relembrando o motivo pelo qual você está realizando aquela atividade ajuda a dar um significado às tarefas diárias e contribui para aumentar a disposição em finalizá-las e, consequentemente, seu tempo será otimizado.
